Estoque é a despesa que ninguém sente sair do bolso. Já foi paga, está guardada e continua sendo dinheiro seu. Em clínicas pequenas, é comum encontrar de dois a quatro meses de faturamento imobilizados em armários que ninguém confere há muito tempo.
Os dois prejuízos opostos
Toda decisão de estoque equilibra dois riscos:
- Estoque demais prende dinheiro, ocupa espaço e esconde perdas por validade, o que é especialmente traiçoeiro na saúde.
- Estoque de menos cancela procedimento, força compra de emergência a preço cheio e deixa o paciente esperando.
O objetivo não é ter o menor estoque possível. É ter o estoque certo, com o menor dinheiro parado que ainda garanta o atendimento.
Curva ABC: nem todo item merece a mesma atenção
Uma pequena parte dos itens costuma responder pela maior parte do dinheiro gasto. A curva ABC organiza isso:
- Itens A: cerca de 20% dos itens e 80% do valor. Contagem semanal, ponto de pedido definido e cotação com mais de um fornecedor.
- Itens B: valor intermediário. Contagem quinzenal ou mensal.
- Itens C: muitos itens de pouco valor. Contagem mensal e foco em nunca faltar, sem comprar mais do que se usa antes de vencer.
Classifique pelo valor consumido no ano (preço vezes consumo), e não pelo preço unitário. Um item barato usado o tempo todo pode ser classe A.
Ponto de pedido: a conta que evita a compra de emergência
O ponto de pedido é o nível em que a reposição precisa ser feita para que o material chegue antes de acabar.
Um exemplo: um consultório usa cerca de 2 caixas de luvas por dia, e o fornecedor entrega em 7 dias. O estoque de segurança é de 14 caixas, e o ponto de pedido é de 28 caixas. Quando o armário chegar a 28, o pedido é feito, e não quando “estiver acabando”.
O estoque de segurança cobre um prazo de entrega inteiro porque existe para o pior cenário: o material chega com problema, precisa ser devolvido e um novo pedido leva mais uma semana.
Validade: o prejuízo que ninguém anota
Para insumos que vencem, vale a regra primeiro que vence, primeiro que sai: material novo sempre atrás do antigo. Três hábitos reduzem muito as perdas:
- Etiqueta de vencimento em letra grande na frente de cada caixa.
- Revisão mensal dos itens que vencem nos próximos 90 dias.
- Registro de toda perda como despesa, numa linha própria. No fim do trimestre, o número costuma surpreender.
Defina também um teto
O ponto de pedido protege o limite de baixo. Falta o limite de cima: evite ter mais de três meses de cobertura de qualquer item e nunca mais do que a validade restante permite consumir. Caixa parada até vencer não foi barganha, foi desperdício.
Uma rotina mínima de estoque
- Faça um inventário completo uma vez: quantidade, validade e preço.
- Classifique os itens em A, B e C.
- Defina o ponto de pedido dos itens A e B e escreva o número na prateleira.
- Tenha um dia fixo de compras.
- Negocie volumes maiores com entregas parceladas, para ter preço de compra grande sem armário lotado.
- Conte alguns itens por semana, em rodízio, em vez de uma contagem gigante no fim do ano.
Alertas antes que falte ou vença
Na Clinio, medicamentos e materiais ficam organizados num só lugar, conectados ao atendimento. E o Morning Briefing avisa, todo dia, quais itens estão acabando ou perto do vencimento. Conheça o estoque da Clinio.
