Quase todo dono de consultório acredita que seus pacientes estão satisfeitos. Poucos têm um número para provar. O problema é que o paciente insatisfeito raramente reclama: ele simplesmente não volta, não indica e não explica. A ausência de reclamações não é sinal de qualidade, é ausência de informação.

A experiência é projetada, não improvisada

O Disney Institute descreve uma ideia que se aplica muito bem a um consultório: a experiência de quem é atendido não depende só da simpatia de cada pessoa, mas de um sistema pensado de propósito. Tudo começa por conhecer a fundo quem você atende.

Esse conhecimento tem duas metades:

  • Quem é o paciente: idade, de onde vem, com quem vem, como paga e com que frequência volta.
  • O que ele sente: medo do procedimento, receio do custo, uma experiência ruim no passado, insegurança com o diagnóstico.

A segunda metade é a que quase ninguém registra, e é a que explica o comportamento. Se muitos pacientes chegam acompanhados e adiam o tratamento depois do orçamento, provavelmente a decisão é tomada em casa, com alguém que não ouviu a sua explicação. Entregar o plano por escrito, em linguagem simples, pode mudar esse resultado.

NPS: uma pergunta, um número, uma direção

O Net Promoter Score, proposto por Frederick Reichheld, é simples o bastante para ser acompanhado sempre:

“De 0 a 10, o quanto você recomendaria o nosso consultório a um amigo ou familiar?”

  • Notas 9 e 10: promotores.
  • Notas 7 e 8: neutros.
  • Notas de 0 a 6: detratores.

O NPS é o percentual de promotores menos o percentual de detratores, e varia de −100 a +100. Inclua sempre uma segunda pergunta aberta, como “o que mais pesou na sua nota?”. O número diz quanto; o texto diz por quê.

Como medir sem incomodar

  1. Envie logo depois do atendimento, em até um dia, enquanto a memória ainda está fresca.
  2. Use o canal em que o paciente já conversa com você, normalmente o WhatsApp, com um formulário curto que abre em um toque.
  3. Automatize o envio e humanize o retorno. O disparo pode ser automático; a resposta a uma nota baixa deve ser pessoal e rápida.
  4. Feche o ciclo com quem elogiou. Quem deu 9 ou 10 é o seu melhor canal de indicação.

O que fazer com cada resposta

  • Detratores: contato pessoal em até 24 horas, escuta sem defesa e solução concreta quando possível.
  • Neutros: pergunte o que faltou para a nota ser 10. É ali que estão as melhorias com mais impacto.
  • Promotores: agradeça e convide para avaliar publicamente ou indicar.

Os detalhes que mudam a percepção

  • O primeiro contato: quanto tempo leva para alguém responder uma mensagem?
  • A espera: o paciente é avisado do atraso antes de perguntar? Quinze minutos avisados incomodam menos que cinco minutos de silêncio.
  • A explicação: ele saiu sabendo o que tem, o que vai acontecer e quanto vai custar?
  • A saída: o próximo passo foi agendado antes de ele ir embora?

Pesquisas automáticas, resultados em relatório

Na Clinio, as pesquisas de satisfação são enviadas automaticamente e mapeiam a experiência do paciente desde as mensagens no WhatsApp até a consulta, com os resultados organizados em relatório e a gestão de feedback junto ao histórico de cada paciente. Veja como funciona.

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